Lösungen für jeden Anruf
Unsere Voicebots sind modular aufgebaut. Wählen Sie die Funktionen, die Ihr Unternehmen wirklich braucht – von der einfachen Zentrale bis zum komplexen Kundenservice.
Intelligente Telefonzentrale
Der Bot nimmt jeden Anruf sofort an, begrüßt den Anrufer professionell und erfragt das Anliegen. Basierend auf den Antworten wird der Anruf an die richtige Abteilung oder den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet.
- Keine Warteschleifen
- Rufnummer-Erkennung
- Mehrsprachigkeit
Termin-Management
Vereinbaren Sie Termine vollautomatisch. Der Bot greift direkt auf Ihren Kalender zu, schlägt freie Zeiten vor und trägt Buchungen ein. Doppelbuchungen werden vermieden.
- Kalender-Synchronisation
- Erinnerungs-Service
- Notfall-Erkennung
FAQ & Auskunft
Entlasten Sie Ihr Team von wiederkehrenden Fragen. Öffnungszeiten, Preise, Statusabfragen oder Anfahrtsbeschreibungen beantwortet der Bot souverän und geduldig.
- 24/7 Auskunft
- Konsistente Antworten
- Entlastung bei Standardfragen
Lead-Qualifizierung
Nicht jeder Anruf ist ein Kunde. Der Bot qualifiziert Anfragen vor: Budget, Zeitrahmen und Bedarf werden abgefragt, bevor ein Vertriebsmitarbeiter Zeit investiert.
- Vorab-Filterung
- Datenerfassung im CRM
- Priorisierung von Leads
Was die Module je Branche leisten
Die vier Bausteine sind überall gleich. Unterschiedlich ist, welche Anliegen am Telefon ankommen und welche Systeme dahinter hängen. Fünf Zuschnitte aus unserer Arbeit:
Wohnungswirtschaft und Genossenschaften
Havarie, Schadensmeldung, Beschwerde, Wohnungssuche: die Anliegen wiederholen sich, kommen aber selten zu Bürozeiten. Bei der WBG Schwarzheide eG mit rund 1.720 Mieteinheiten nimmt der Voicebot „Moni“ Anrufe rund um die Uhr entgegen und erfasst Schadensmeldungen bereits beim Erstkontakt strukturiert – auf Basis der bestehenden NFON Cloudtelefonie, ohne neue Telefonanlage. Bei einer Genossenschaft mit über 200 Mitarbeitenden laufen sieben Prozesstypen automatisiert. Entscheidend ist die Vorqualifizierung: das Service-Team liest morgens strukturierte Meldungen statt Rückrufzettel abzuarbeiten.
Immobilienmakler und Verwaltung
Besichtigungsanfragen kommen abends und am Wochenende, und wer nicht abnimmt, verliert den Interessenten an das nächste Angebot. Die Kette Voicebot → Timum → onOffice nimmt die Anfrage an, prüft freie Zeiten im Kalender und legt den Termin samt Kontaktdaten im CRM ab. Der Interessent bekommt seine Bestätigung im Gespräch, das Backoffice muss nichts nachtragen. Für Mietanfragen lässt sich derselbe Ablauf mit einer Vorqualifizierung verbinden, sodass nur passende Anfragen im Postfach landen.
Handwerk und Notdienst
Im Handwerk ist das Telefon oft besetzt, weil niemand im Büro sitzt – die Monteure sind beim Kunden. Der Voicebot nimmt Aufträge auch außerhalb der Geschäftszeiten auf, erfasst Adresse, Gewerk und Dringlichkeit und trennt den echten Notfall von der Anfrage, die bis Montag warten kann. Notdienstanrufe werden priorisiert weitergeleitet, alles andere landet als vollständiger Datensatz in der Auftragserfassung. Terminvorschläge lassen sich mit dem Kalender der Techniker abstimmen.
Gesundheits- und Sozialwesen
In Praxen und Einrichtungen bindet die Telefonzentrale Personal, das am Patienten gebraucht wird. Terminvereinbarung, Rezeptbestellung und Auskunft zu Öffnungszeiten laufen automatisiert, während die Notfallerkennung dringliche Anrufe unmittelbar an den diensthabenden Arzt durchstellt. Weil hier besonders sensible Daten anfallen, ist die technische Grundlage relevant: botario wird von über 100 Unternehmen aus Branchen mit strengsten Datenschutzstandards eingesetzt.
Kanzleien, Steuerberatung und Verwaltung
Mandatsanfragen brauchen Struktur, bevor jemand Zeit investiert. Der Bot erfasst Anliegen, Rechtsgebiet und Fristbezug, koordiniert Termine mit dem zuständigen Fachanwalt und qualifiziert Erstberatungen vor. Vertrauliche Angaben werden dabei DSGVO-konform aufgenommen. In der öffentlichen Verwaltung greift derselbe Ansatz bei Standardauskünften, die heute die Hälfte der Gespräche ausmachen.
Nahtlose Integration
Welche Systeme sind bereits integriert:
Über 100 Unternehmen aus Branchen mit strengsten Datenschutzstandards setzen bereits auf botario.
Verbinden, was zusammengehört.
botario kann über flexible APIs mit beliebig vielen Drittsystemen verbunden werden. Ob Dateneintrag ins HR-System, Zugriff auf Informationen im ERP oder CRM oder das Auslösen externer Workflows – sofern Ihr System über eine Schnittstelle verfügt, kann botario damit interagieren.
Wie eine Einführung abläuft
Anrufe verstehen
Wir sehen uns an, welche Anliegen tatsächlich anrufen, welche davon sich wiederholen und wo Anrufe heute verloren gehen. Daraus entsteht die Liste der Prozesse, die der Bot übernimmt – meist deutlich kürzer als zunächst gedacht.
Anbinden statt ersetzen
Der Bot setzt auf die vorhandene Telefonie auf, bei NFON Cloudya ohne Wechsel der Anlage. Kalender, CRM und Ticketsystem werden über Schnittstellen verbunden, damit Daten dort landen, wo Ihr Team ohnehin arbeitet.
Nachschärfen im Betrieb
Nach dem Start hören wir uns an, wo Gespräche abbrechen oder Anrufer nachfragen, und passen Formulierungen und Übergaberegeln an. Was der Bot nicht sicher beantwortet, geht an einen Menschen – das ist Absicht, nicht Notlösung.
Als NFON Entwicklungspartner betreuen wir Technik und Sprachlogik aus einer Hand. Ansprechpartner bleibt derselbe, ob es um eine Rufnummer, eine Schnittstelle oder eine neue Frage im Dialog geht.
Welche Lösung passt zu Ihnen?
Lassen Sie uns gemeinsam analysieren, wo in Ihrem Unternehmen das größte Potenzial liegt.
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